1.Introduction
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont SPOQ (ci-après « SPOQ », « nous », « notre ») collecte et traite les données à caractère personnel sur son site web (le « Site web ») et dans le cadre de l’exécution de ses relations (clients).
Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et souhaitons vous informer (en tant qu’utilisateur de notre Site web) de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel afin de vous permettre de garder le contrôle sur celles-ci.
SPOQ s’engage à protéger vos données à caractère personnel conformément aux réglementations belges et européennes relatives à la protection des données à caractère personnel, y compris le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») (ensemble, "la législation applicable en matière de protection des données")
Veuillez lire attentivement la présente politique de confidentialité. Elle décrit non seulement vos droits, mais aussi la manière de les exercer. En utilisant notre Site web, en partageant vos données à caractère personnel et/ou en acceptant la présente déclaration, vous reconnaissez que vous êtes au courant de et acceptez la manière dont nous collectons et traitons vos données à caractère personnel.
2. Qui sommes-nous et comment nous joindre ?
SPOQ est une société à responsabilité limitée de droit belge qui agit en tant que responsable du traitement pour les activités de traitement décrites dans la présente politique de confidentialité. Le responsable du traitement est celui qui détermine la finalité et les moyens de l’activité de traitement.
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Nom de la société |
SPOQ SRL |
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Numéro d’entreprise |
1019.927.680 (RPM Gand, division Gand) |
SPOQ a désigné une personne de contact responsable de la protection des données que vous pouvez contacter pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, à votre vie privée et à la manière dont SPOQ traite vos données à caractère personnel.
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Contact |
privacy@spoq.be |
3. Quelles sont les catégories de données à caractère personnel que nous collectons et traitons ?
En fonction des données que vous partagez avec nous et des fonctionnalités que vous utilisez sur notre Site web, SPOQ traite différentes données à caractère personnel.
Lorsque nous traitons des données à caractère personnel, il peut s’agir des données ci-dessous :
- Données d’identification et de contact (telles que : nom et prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom de l’entreprise, titre de la fonction, adresse (professionnelle), numéro d’entreprise et numéro de TVA (le cas échéant)) ;
- Données de connexion et de compte (telles que les données qui vous permettent de créer un compte sur la plateforme SPOQ, comme le nom (d’utilisateur), le mot de passe, le nom de l’entreprise et d’autres informations téléchargées dans votre compte (pour le personnaliser) ;
- Données de paiement (telles que les données nécessaires pour effectuer des paiements pour l’utilisation de nos services et de notre Plateforme (le cas échéant) et pour nos archives commerciales, telles que le numéro de compte (bancaire), le numéro IBAN/BIC, les données de carte de crédit, l’aperçu des paiements dus, l’historique des paiements) ;
- Données professionnelles (telles que la profession, l’entreprise pour laquelle vous travaillez, la fonction, l’adresse (professionnelle), le numéro d’entreprise et le numéro de TVA) ;
- Données techniques (telles que des informations relatives à votre ordinateur, à votre téléphone mobile et à d’autres appareils (comme votre adresse IP, votre identifiant, votre système d’exploitation, votre type de navigateur) ;
- Données d’utilisation (telles que les informations concernant votre utilisation de notre Site web, notamment l’historique, les journaux, la date, l’heure, le lieu, la fréquence, la durée de consultation des pages, les préférences en matière de consentement, les informations relatives au(x) consentement(s) que vous avez donné(s) (comme la date et l’heure de votre consentement)) ; et
- Toutes les autres catégories de données à caractère personnel identifiées ci-dessous à l’article 4.
En principe, les données à caractère personnel que nous traitons proviennent directement de vous ou sont automatiquement collectées par nous (dans le cas d’informations techniques ou d’utilisation).
4. A quelles fins ces données sont-elles utilisées, sur quelle base et pendant combien de temps?
Le présent article 4 décrit les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel en qualité de responsable du traitement.
Les données à caractère personnel traitées par SPOQ dépendent des données à caractère personnel que vous souhaitez partager et de votre utilisation de notre Site web, de nos outils, de nos services et de notre plateforme. Veuillez noter que nos systèmes (y compris notre Site web) et nos services peuvent évoluer et que de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées de temps à autre. Dans ce cas, cette liste peut également évoluer et sera mise à jour si nécessaire conformément à l’article 16, et votre consentement supplémentaire peut être demandé si nécessaire.
Pour certaines finalités de traitement, SPOQ a besoin de votre consentement. Le consentement que vous donnez est toujours libre et gratuit et vous avez le droit de le retirer à tout moment. Vous pouvez retirer votre consentement en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : privacy@spoq.be. Le retrait de votre consentement n’affecte pas le traitement des données à caractère personnel effectué avant ce retrait, ni nos activités de traitement fondées sur une autre base juridique.
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4.1 Activités de traitement
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Finalité |
Catégorie de données à caractère personnel |
Base juridique |
Délai de conservation |
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Fonctionnement et utilisation de notre Site web et de nos systèmes. |
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Exécution d’un contrat ou intérêt légitime (selon le cas) |
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Pour gérer et répondre à vos demandes de contact et à vos questions (par exemple, après avoir soumis un formulaire de contact sur le Site web). |
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Intérêt légitime ou exécution d’un contrat (selon le cas) |
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Gérer et planifier les rendez-vous et les sessions de démonstration, et en assurer le suivi (en envoyant des informations (contextuelles) y relatives telles que des offres). |
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Intérêt légitime ou exécution d’un contrat (selon le cas) |
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Enregistrer et créer un compte utilisateur sur la plateforme SPOQ et vous permettre de vous connecter à la plateforme SPOQ via votre compte utilisateur. Pour ces activités de traitement, vous êtes généralement un travailleur salarié, un travailleur indépendant, un consultant ou un autre représentant de SPOQ, un partenaire de SPOQ, un client de SPOQ ou un partenaire expert de SPOQ qui a conclu un contrat commercial avec SPOQ pour utiliser la plateforme (pour faciliter son administration) et qui vous a invité à utiliser la plateforme. Pour plus d’informations sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel par le biais de notre plateforme, veuillez vous référer à la politique de confidentialité de notre plateforme disponible sur notre plateforme SPOQ et notre Site web. |
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Exécution d’un contrat |
Veuillez noter que, dans certains cas, l’organisation qui vous autorise à utiliser la Plateforme peut demander la suppression de votre compte utilisateur avant que les délais de conservation précités n’aient été respectés (par exemple, si vous n’êtes plus employé(e) par cette organisation).
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Vente de produits sur notre boutique en ligne. Veuillez noter que cette boutique en ligne est gérée par « Decca », un tiers. Pour plus d’informations sur ces activités de traitement, veuillez vous référer à la politique de confidentialité de Decca disponible à l’adresse https://www.decca.cc/policies/privacy-policy. |
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Exécution d’un contrat |
Ces données sont demandées et uniquement traitées par Decca et le fournisseur de services de paiement désigné par Decca, et ne sont pas stockées sur les systèmes de SPOQ.
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Exécution de nos services. Les données à caractère personnel traitées dépendent des services que vous souhaitez utiliser. Pour plus d’informations sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter à l’adresse privacy@spoq.be. |
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Exécution d’un contrat |
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Obtenir des informations analytiques et statistiques afin d’organiser et d’améliorer nos services, notre Site web et votre expérience utilisateur. |
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Consentement (donné via la bannière de cookies sur notre Site web) Le consentement que vous donnez est toujours libre. Vous avez le droit de retirer votre consentement gratuitement et à tout moment en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@spoq.be |
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À des fins de marketing direct (comme l’envoi d’e-mails promotionnels concernant nos services, fonctionnalités, offres spéciales, événements et d’autres informations susceptibles de vous intéresser). |
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Consentement ou intérêt légitime (selon le cas) Le consentement que vous donnez est toujours libre. Vous avez le droit de retirer votre consentement gratuitement et à tout moment en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@spoq.be |
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Pour partager votre expérience en tant que client, vos témoignages et vos références sur notre Site web et d’autres réseaux sociaux (notamment LinkedIn) afin de promouvoir nos services auprès de clients potentiels et de visiteurs du Site web. |
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Consentement Le consentement que vous donnez est toujours libre. Vous avez le droit de retirer votre consentement gratuitement et à tout moment en envoyant un courrier électronique à l’adresse suivante : privacy@spoq.be |
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Exécution de la comptabilité et de l’administration (commerciale) de SPOQ (y compris le suivi des paiements et des soldes impayés) ainsi que la gestion de notre relation (client) et le traitement des plaintes éventuelles. |
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Exécution d’un contrat ou intérêt légitime (selon le cas) |
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Pour respecter nos obligations légales (notamment répondre aux demandes des personnes concernées, respecter vos préférences (en matière de consentement), remplir nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et de connaissance du client et protéger les droits d’autrui). |
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Obligation légale |
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Pour plus d’informations sur le délai de conservation spécifique, vous pouvez toujours envoyer un e-mail à l’adresse suivante : dpo-privacy@spoq.be.
5. Données à caractère personnel de tiers
Lorsque vous partagez avec nous des données à caractère personnel de tiers, vous garantissez que vous les avez informés et obtenu leur consentement ou que vous disposez d’une autre base juridique pour partager avec nous les données à caractère personnel de ces tiers.
6. Cookies
Notre Site web utilise des cookies et des technologies similaires. Pour obtenir plus d’informations, veuillez consulter notre politique relative aux cookies sur notre Site web.
7. Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
Pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus à la section 4, il est parfois nécessaire que nous partagions vos données à caractère personnel avec les tiers suivants :
- Les prestataires de services (qui sont responsables de l’hébergement de notre Site web, de notre plateforme, de nos systèmes, de notre infrastructure informatique et de notre sécurité informatique, des services de paiement, etc.) ;
- Nos conseillers professionnels (avocats, comptables, assureurs et auditeurs) ;
- Les consultants, travailleurs indépendants, prestataires de services indépendants et autres sous-traitants engagés par SPOQ pour fournir des services à SPOQ (dans le cadre de notre relation (client)) ;
- Les autorités de contrôle (à la demande de l’entité concernée) ; et/ou
- Les tiers auxquels nous souhaitons vendre, transférer ou fusionner (une partie de) nos actions, activités ou actifs.
Sur demande, nous vous informerons dans les meilleurs délais des tiers avec lesquels vos données à caractère personnel ont été partagées en vous fournissant une liste plus détaillée.
En outre, nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel si la loi l’exige ou si nous estimons, en bonne foi, que cette divulgation est nécessaire dans le cadre d’un litige ou pour protéger nos droits.
Nos sous-traitants et sous-traitants ultérieurs agissent toujours sous notre responsabilité. Si nous faisons appel à des sous-traitants (ultérieurs), cela se fera toujours conformément à une convention de traitement qui répond aux exigences de la Législation Applicable en Matière de Protection des Données et qui protège vos données à caractère personnel dans toute la mesure du possible. Si nous partageons vos données à caractère personnel comme décrit ci-dessus, nous mettons en place des garanties appropriées pour protéger leur intégrité et leur confidentialité.
Vos données à caractère personnel sont exclusivement communiquées aux sous-traitants (ultérieurs), aux travailleurs et à d’autres tiers selon le principe du besoin de savoir, limité à la mesure nécessaire à l’exécution de leurs services.
8. Transferts internationaux vers des pays situés en dehors de l’Espace économique européen
En principe, nous ne transférons pas vos données à caractère personnel vers des pays tiers situés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »), à moins que vous ne soyez établi(e) en dehors de l’EEE et ne visitiez notre Plateforme ou notre Site web ou notre plateforme en dehors de l’EEE. Nous pouvons également transférer vos données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’EEE par l’intermédiaire de nos sous-traitants ou de leurs propres sous-traitants ultérieurs. Dans ce cas, nous ne transférerons vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE que conformément à la Législation Applicable en Matière de Protection des Données et sous réserve de garanties appropriées.
Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les mécanismes spécifiques que nous utilisons lors du transfert de données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l’EEE.
9. Marketing direct
SPOQ peut traiter vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. De cette manière, SPOQ peut vous tenir informé(e) de ses produits, mises à jour, événements, etc. Le cas échéant, vous devez en principe toujours donner votre consentement exprès préalable (sauf si ce traitement peut être fondé sur les intérêts légitimes de SPOQ). Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment et gratuitement, ainsi que vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct, y compris le profilage.
Vous avez le droit de vous opposer, à tout moment et gratuitement, au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct (y compris le profilage), dans la mesure où il est lié à ce marketing direct, en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : privacy@spoq.be.
10. Conservation des données à caractère personnel
Nous ne conservons vos données à caractère personnel que le temps raisonnablement nécessaire à la réalisation des objectifs et conformément aux délais de conservation définis à l’article 4 de la présente politique de confidentialité, notamment pour remplir les obligations légales, réglementaires, fiscales, comptables ou de déclaration. Nous pouvons conserver vos données à caractère personnel plus longtemps en cas de plainte ou si nous estimons raisonnablement qu’un litige juridique est susceptible de survenir dans le cadre de notre relation.
Après cela, les données à caractère personnel peuvent encore se retrouver dans nos sauvegardes ou nos archives, mais elles ne seront plus traitées activement dans un fichier. Ces sauvegardes ou archives sont automatiquement supprimées conformément à notre politique de sauvegarde et d’archivage.
Les délais de conservation applicables sont mentionnés dans le tableau reproduit à l’article 4.
11. Protection des données à caractère personnel
Nous avons mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, des mesures de sauvegarde et des garanties pour protéger vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données, en particulier pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l’usage abusif, l’altération ou la destruction non autorisées.
Veuillez nous contacter si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur les mesures spécifiques mises en place, en envoyant un e-mail à l’adresse suivante : privacy@spoq.be.
Malgré les mesures que nous prenons, vous devez être conscient(e) qu’il existe toujours des risques liés à l’envoi de données à caractère personnel via Internet. La sécurité et la protection de vos données à caractère personnel ne peuvent jamais être totalement garanties, et nous ne pouvons pas non plus garantir que des tiers non autorisés ne pourront jamais contourner ces mesures ou utiliser vos données à caractère personnel à des fins inappropriées.
12. Quels sont vos droits et comment les exercer ?
Dans les limites de la législation applicable en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir de notre part la confirmation que nous traitons ou non vos données à caractère personnel, de consulter les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet et d’en demander une copie.
- Droit de rectification : si vous constatez que nous traitons des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes vous concernant, vous avez le droit de demander qu’elles soient rectifiées ou complétées.
- Droit à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données à caractère personnel (par exemple, si vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avons collectées).
- Droit d’opposition : dans certains cas, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel.
- Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel (par exemple, pendant que nous vérifions l’exactitude de vos données à caractère personnel et que nous les modifions si nécessaire).
- Droit à la portabilité des données : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir vos données à caractère personnel dans un format structuré, commun et lisible par machine, et de les transférer (ou de les faire transférer) à un autre responsable du traitement.
L’exercice de vos droits est en principe gratuit. Nous nous réservons le droit de facturer des frais administratifs raisonnables uniquement en cas de demandes déraisonnables ou répétées. Nous vous informons toujours du montant avant de le facturer.
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l’adresse suivante : privacy@spoq.be.
Afin de vous aider le plus efficacement possible, nous vous demandons de toujours préciser le droit que vous souhaitez exercer et de décrire votre demande le plus clairement possible. Veuillez noter que dans certains cas, nous demanderons des informations supplémentaires pour nous assurer que nous communiquons les informations à la bonne personne.
Si vous nous contactez pour exercer vos droits, nous vous répondrons dans un délai d’un (1) mois. Exceptionnellement, cela peut prendre plus de temps (jusqu’à un maximum de trois (3) mois), mais nous vous informerons des raisons de ce délai dans le mois.
13. Votre droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle
Si vous estimez que notre traitement de vos données à caractère personnel n’est pas conforme à la législation applicable en matière de protection des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l’État membre où vous résidez normalement, où vous avez votre lieu de travail ou dans lequel la violation présumée de la Législation Applicable en Matière de Protection des Données s’est produite.
En Belgique, l’Autorité de protection des données est l’autorité de contrôle compétente :
www.autoriteprotectiondonnees.be
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique
+32 (0)2 274 48 00
Cependant, nous aimerions avoir la possibilité de résoudre votre plaintes avant que vous ne vous adressiez à l’Autorité de protection des données. Nous vous demandons donc de bien vouloir nous contacter en premier lieu à l’adresse privacy@spoq.be.
14. Liens de tiers
Notre Site web peut contenir des liens vers des applications et des sites web de tiers. Lorsque vous êtes redirigé(e) vers un autre site web, une autre plateforme ou une autre application via notre Site web, d’autres conditions, politiques de confidentialité et politiques relatives aux cookies peuvent s’appliquer. SPOQ n’est pas responsable du contenu de ces applications et sites web et n’est pas responsable des normes et pratiques de confidentialité de ces tiers. Nous vous recommandons de lire la politique de confidentialité et la politique relative aux cookies de ces tiers avant d’accepter leurs cookies et de visiter leurs applications et/ou sites web, afin de vous assurer que vos données à caractère personnel sont protégées de manière adéquate.
15. Responsabilité
Si nous avons légalement transféré vos données à caractère personnel à un tiers (qui n’est pas un de nos sous-traitants (ou sous-traitants ultérieurs), nous ne serons pas responsables du traitement illégal ou de l’utilisation illégale de ces données par ce tiers.
Dans tous les cas, SPOQ n’est responsable des dommages causés par le traitement des données à caractère personnel que si elle n’a pas respecté les obligations spécifiques de la législation applicable en matière de protection des données. SPOQ ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages ou pertes spéciaux, accessoires, indirects ou consécutifs.
16. Modifications de la présente déclaration de protection des données
Nous pouvons modifier la présente déclaration à tout moment. Toute modification apportée à la présente déclaration sera annoncée sur notre Site web. La date de la version la plus récente est visible en bas et en haut de la présente politique. Veuillez consulter régulièrement la présente déclaration afin de prendre connaissance de tout changement susceptible de vous concerner.
Les versions modifiées de la présente déclaration entreront en vigueur quatorze (14) jours après leur publication sur le Site web et seront, au besoin, toujours soumises à approbation. Si des modifications sont nécessaires pour se conformer à une exigence légale, elles prendront effet immédiatement.
17. Droit applicable et compétence
La présente politique de confidentialité est régie, interprétée et mise en œuvre conformément au droit belge.
Les tribunaux de Bruxelles (section néerlandophone) sont seuls compétents pour trancher tout litige pouvant résulter de l’interprétation ou de l’exécution de la présente politique de confidentialité, sans préjudice du droit du consommateur de soumettre un litige à un tribunal compétent sur la base d’une disposition légale impérative.
Dernière mise à jour : 24 juin 2025