1. Inleiding
Deze privacy policy beschrijft hoe SPOQ (hierna “SPOQ”, “wij”, “ons”) persoonsgegevens verzamelt en verwerkt op haar website (de “Website”) en in de uitvoering van haar (klanten)relaties.
Wij achten de bescherming van jouw privacy uiterst belangrijk en willen je (als gebruiker van onze Website) informeren over hoe we jouw persoonsgegevens verwerken om je zo in staat te stellen de controle te behouden over jouw persoonsgegevens.
SPOQ spant zich in om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Belgische en Europese regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 ("AVG") (samen de “Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving".
Lees deze privacy policy zorgvuldig door. Ze beschrijft niet alleen jouw rechten, maar ook de manier waarop je deze rechten kan uitoefenen. Door gebruik te maken van onze Website, jouw persoonsgegevens te delen, en/of door akkoord te gaan met deze verklaring, erken je kennis genomen te hebben van en ga je akkoord met de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.
2. Wie zijn we en hoe kan je ons bereiken?
SPOQ is een besloten vennootschap naar Belgisch recht en handelt als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingsactiviteiten die in deze privacy policy beschreven worden. De verwerkingsverantwoordelijke is diegene die het doel en de middelen van de verwerkingsactiviteit bepaalt.
- Vennootschapsnaam: SPOQ BV
- Adres: Meersstraat 174, Destelbergen
- Ondernemingsnummer: 1019.927.680 (RPR Gent, afdeling Gent)
SPOQ heeft contactpersoon verantwoordelijk voor gegevensbescherming aangesteld met wie je contact kan opnemen voor vragen over deze privacy policy, jouw privacy en over hoe SPOQ jouw persoonsgegevens verwerkt.
- Contactpersoon: privacy@spoq.be
3. Welke categorieën van persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?
Afhankelijk van welke gegevens je met ons deelt en de functionaliteiten die je op onze Website gebruikt, verwerkt SPOQ verschillende persoonsgegevens.
Als wij persoonsgegevens verwerken, gaat dit mogelijks over onderstaande gegevens:
- Identificatie- en contactgegevens (zoals naam en voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, (bedrijfs-)adres, bedrijfsregistratie en BTW nummer (indien van toepassing));
- Login- en accountgegevens (zoals gegevens waarmee je een account kan aanmaken op en kan inloggen op het SPOQ platform zoals (gebruikers)naam, wachtwoord, en bedrijfsnaam en andere informatie die in jouw account is geüpload (om deze te personaliseren);
- Betaalgegevens (zoals gegevens die vereist zijn voor het uitvoeren van betalingen voor het gebruik van onze diensten en platform (voor zover van toepassing) en voor onze bedrijfsadministratie, zoals (bank)rekeningnummer, IBAN/BIC, kredietkaartgegevens, overzicht van verschuldigde betalingen, betaalhistoriek);
- Professionele gegevens (zoals beroep, bedrijf waarvoor je werkt, functie, (bedrijfs-)adres, bedrijfsregistratie en btw-nummer);
- Technische gegevens (zoals informatie over jouw computer, mobiele en andere apparaten (zoals jouw IP-adres, user-ID, besturingssysteem, browsertype));
- Gebruiksgegevens (zoals informatie over jouw gebruik van onze Website, waaronder geschiedenis, logbestanden, datum, tijd, locatie, frequentie, duur van de pagina's die je hebt bekeken, toestemmingsvoorkeuren, informatie over toestemming(en) die je hebt gegeven (zoals de datum en tijd van uw toestemming)); en
- Alle andere categorieën van persoonsgegevens zoals hieronder geïdentificeerd onder artikel 4.
In principe zijn de persoonsgegevens die we verwerken rechtstreeks van jou afkomstig of worden ze automatisch door ons verzameld (in het geval van technische of gebruiksinformatie).
4. Voor welke doeleinden worden deze gegevens verzameld, op basis van welke grondslag en voor hoe lang?
Dit artikel 4 beschrijft voor welke doeleinden we jouw persoonsgegevens verwerken in hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.
Welke persoonsgegevens SPOQ verwerkt, is afhankelijk van welke persoonsgegevens je wenst te delen en je gebruik van onze Website, tools, dienstverlening en platform. Houd er rekening mee dat onze systemen (inclusief onze Website) en dienstverlening kan evolueren en dat er van tijd tot tijd meer functionaliteiten kunnen worden toegevoegd. In dat geval kan deze lijst ook evolueren en zal deze waar nodig worden bijgewerkt in overeenstemming met artikel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden., waarbij jouw aanvullende toestemming wordt gevraagd indien vereist.
Voor bepaalde verwerkingsdoeleinden heeft SPOQ jouw toestemming nodig. De toestemming die je geeft is altijd vrij en kosteloos en je hebt het recht om jouw toestemming op elk moment in te trekken. Je kan jouw toestemming intrekken door een e-mail te sturen naar: privacy@spoq.be. Jouw intrekking van toestemming heeft geen invloed op de verwerking van persoonsgegevens voorafgaand aan deze intrekking of op onze verwerkingsactiviteiten die zijn gebaseerd op een andere rechtsgrond.
|
Doeleinde |
Categorie persoonsgegevens |
Rechtsgrond |
Bewaartermijn |
|
Werking en gebruik van onze Website en systemen |
|
Uitvoering van een contract of gerechtvaardigd belang (zoals van toepassing) |
|
|
Om jouw contactverzoeken en vragen te beheren en beantwoorden (bijv. nadat je een contactformulier hebt ingediend via de Website). |
|
Gerechtvaardigd belang of uitvoering van een contract (zoals van toepassing) |
|
|
Beheer en inplannen van afspraken en demosessies en voor de opvolging daarvan (door het toesturen van gerelateerde (achtergrond)informatie zoals offertes). |
|
Gerechtvaardigd belang of uitvoering van een contract (zoals van toepassing) |
|
|
Registreren en aanmaken van een gebruikersaccount op het SPOQ platform en om in te kunnen inloggen op het SPOQ-platform via je gebruikersaccount. Je bent voor deze verwerkingsactiviteiten typisch een werknemer, freelancer, consultant of andere vertegenwoordiger van SPOQ, een SPOQ partner, SPOQ-klant of SPOQ-expert partner die een commerciële overeenkomst heeft gesloten met SPOQ om het platform te gebruiken (om haar administratie te vergemakkelijken) en die je heeft uitgenodigd om het platform te gebruiken. Voor meer informatie over hoe we je persoonsgegevens verwerken via ons platform, verwijzen wij naar onze platform privacy policy. |
|
Uitvoering van een contract |
Houd er rekening mee dat de organisatie die je toestemming geeft om het Platform te gebruiken, in bepaalde gevallen kan verzoeken om je gebruikersaccount te verwijderen voordat de bovengenoemde bewaartermijnen in acht zijn genomen (bijv. als je niet langer in dienst bent van deze organisatie).
|
|
Verkoop van producten via onze webshop. |
|
Uitvoering van een contract |
|
|
Uitvoering van onze diensten |
|
Uitvoering van een contract |
|
|
Verwerven van analytische en statistische inzichten voor de organisatie en verbetering van onze dienstverlening, Website en jouw gebruikservaring. |
|
Toestemming (gegeven via de cookie banner op onze Website. De toestemming die je geeft is altijd vrij. Je hebt te allen tijde het recht om kosteloos je toestemming in te trekken door een e-mail te sturen naar: dpo-contact@spoq.be |
|
|
Voor direct marketingdoeleinden (zoals het verzenden van promotionele e-mails over onze diensten, functionaliteiten, speciale aanbiedingen, evenementen en andere informatie waarvan wij denken dat deze jou zou kunnen interesseren). |
|
Toestemming of gerechtvaardigd belang (zoals van toepassing) De toestemming die je geeft is altijd vrij. Je hebt te allen tijde het recht om kosteloos je toestemming in te trekken door een e-mail te sturen naar: dpo-contact@spoq.be |
|
|
Uitvoering van SPOQ’s boekhouding en (bedrijfs-)administratie (inclusief het opvolgen van betalingen en openstaande saldo’s) en voor het beheer van onze (klant)relatie en het afhandelen van eventuele klachten. |
|
Uitvoering van een contract of gerechtvaardigd belang (zoals van toepassing) |
|
|
Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (waaronder het reageren op verzoeken van betrokkenen, het respecteren van jouw (toestemmings-) voorkeuren, het naleven van onze anti-witwas- en know-your-customer-verplichtingen en om de rechten van anderen te beschermen). |
|
Wettelijke verplichting |
|
Voor meer informatie over de specifieke bewaartermijn kan je altijd een e-mail sturen naar: privacy@spoq.be.
Wanneer je persoonsgegevens van derden met ons deelt, garandeer je dat je deze derden geïnformeerd hebt en de toestemming hebt verkregen of beschikt over een andere rechtsgrond om de persoonsgegevens van die derde met ons te delen.
6. Cookies
Onze Website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën. Voor meer informatie verwijzen wij naar onze cookieverklaring op onze Website.
7. Met wie delen we je persoonsgegevens
Om de doeleinden die hierboven in sectie 4 staan beschreven te verwezenlijken, is het soms nodig dat wij jouw persoonsgegevens delen met volgende derden:
- Dienstverleners (die instaan voor de hosting van onze Website, platform, systemen, onze IT-infrastructuur en IT-veiligheid, betalingsdiensten, etc.);
- Onze professionele adviseurs (zoals advocaten, boekhouders, verzekeraars, en accountants);
- Consultants, freelancers, onafhankelijke dienstverleners en andere onderaannemers die door SPOQ zijn ingehuurd om diensten te verlenen aan SPOQ (in het kader van onze (klant-)relatie);
- Toezichthoudende autoriteiten (op verzoek van de relevante entiteit); en/of
- Derden aan wie wij (delen van) onze aandelen, activiteiten of activa willen verkopen, overdragen of samenvoegen.
Op verzoek zullen wij je zo snel mogelijk informeren over de derden met wie jouw persoonsgegevens zijn gedeeld door je een meer gedetailleerde lijst te verstrekken.
Daarnaast kunnen wij jouw persoonsgegevens openbaar maken indien dit wettelijk verplicht is, of indien wij te goeder trouw vaststellen dat een dergelijke openbaarmaking noodzakelijk is tijdens een juridisch geschil of om onze rechten te beschermen.
Onze verwerkers en subverwerkers handelen altijd onder onze verantwoordelijkheid. Als wij (sub)verwerkers inschakelen, zal dit altijd gebeuren in overeenstemming met een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving en die jouw persoonsgegevens zo goed mogelijk beschermt. Als wij jouw persoonsgegevens zoals hierboven beschreven delen, zorgen wij voor passende waarborgen om de integriteit en vertrouwelijkheid ervan te beschermen.
Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan (sub)verwerkers, werknemers en andere derden op basis van het “need-to-know”-principe, beperkt tot de mate die nodig is voor de uitvoering van hun diensten.
8. Internationale doorgiften naar landen buiten de Europese Economische Ruimte
In principe geven wij jouw persoonsgegevens niet door aan derde landen buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”), tenzij je buiten de EER bent gevestigd en onze Website of platform bezoekt buiten de EER. Het is ook mogelijk dat we via onze verwerkers of subverwerkers jouw persoonsgegevens doorgeven aan landen buiten de EER. In dat geval zullen we jouw persoonsgegevens alleen doorgeven buiten de EER in overeenstemming met de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving en mits passende waarborgen.
Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de specifieke mechanismen die we gebruiken bij de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.
9. Direct Marketing
SPOQ kan jouw persoonsgegevens gebruiken voor direct marketing doeleinden. Zo kan SPOQ je op de hoogte houden van haar producten, updates, evenementen, enz. Indien van toepassing, geef je hiervoor in principe altijd op voorhand jouw uitdrukkelijke toestemming (tenzij deze verwerking gebaseerd kan worden op SPOQ haar gerechtvaardigde belangen). Je kan te allen tijde en kosteloos deze toestemming intrekken en bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden, waaronder profilering.
Je hebt te allen tijde het recht om je kosteloos te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden (inclusief profilering), voor zover dit verband houdt met dergelijke direct marketing, door een e-mail te sturen naar: privacy@spoq.be.
10. Bewaring van persoonsgegevens
Wij bewaren jouw persoonsgegevens alleen zolang als redelijkerwijs nodig is om de doeleinden te vervullen en in lijn met de bewaartermijnen die uiteengezet worden in artikel Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. van deze privacy policy, waaronder om te voldoen aan wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of rapportageverplichtingen. We kunnen jouw persoonsgegevens langer bewaren in het geval van een klacht of als we redelijkerwijs van mening zijn dat er een juridisch geschil in het verschiet ligt met betrekking tot onze relatie.
Daarna zijn jouw persoonsgegevens mogelijks nog terug te vinden in onze back-ups of archieven, maar zullen deze niet langer actief verwerkt worden in een bestand. Dergelijke back-ups of archieven worden automatisch verwijderd in overeenstemming met ons back-up- en archiveringsbeleid.
De toepasselijke bewaartermijnen staan vermeld in de tabel onder artikel.
11. Beveiliging van persoonsgegevens
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen, waarborgen en garanties geïmplementeerd om jouw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, in het bijzonder om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, of ongeoorloofde wijziging of vernietiging.
Neem contact met ons op als je meer informatie wilt over de specifieke maatregelen die worden genomen door een e-mail te sturen naar: privacy@spoq.be.
Ondanks de door ons genomen maatregelen, moet je ervan bewust zijn dat er altijd risico's verbonden zijn aan het verzenden van persoonsgegevens via het internet. De beveiliging en bescherming van jouw persoonsgegevens kan nooit volledig worden gegarandeerd, noch kunnen wij garanderen dat onbevoegde derden nooit in staat zullen zijn deze maatregelen te omzeilen of jouw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken.
12. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?
Binnen de grenzen van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving heb je de volgende rechten:
- Recht op inzage: je hebt het recht om van ons bevestiging te krijgen of wij jouw persoonsgegevens al dan niet verwerken en de persoonsgegevens die wij over jou bezitten in te kijken en een kopie ervan te vragen.
- Recht op verbetering: indien je merkt dat we foutieve of onvolledige persoonsgegevens van jou verwerken, heb je het recht te vragen dat deze worden verbeterd of aangevuld.
- Recht op verwijdering (of “vergetelheid”): in bepaalde gevallen hebt je het recht om verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen (bijv. indien jouw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld).
- Recht op bezwaar: in bepaalde gevallen heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
- Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kan je ons vragen de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken (bijv. terwijl we de juistheid van jouw persoonsgegevens controleren en desgevallend aanpassen).
- Recht op overdraagbaarheid van gegevens: in bepaalde gevallen heb je het recht om jouw persoonsgegevensgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen, en deze over te dragen (of te laten overdragen) naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Het uitoefenen van jouw rechten is in principe kosteloos. Enkel in geval van onredelijke of herhaaldelijke verzoeken behouden wij ons het recht voor een redelijk administratief bedrag aan te rekenen. We informeren je steeds van het bedrag vooraleer we het aanrekenen.
Je kan jouw rechten uitoefenen door ons te contacteren via: privacy@spoq.be.
Om je zo efficiënt mogelijk te kunnen helpen, vragen we je steeds te specifiëren welk recht je wenst uit te oefenen en jouw verzoek zo duidelijk mogelijk te omschrijven. Houd er rekening mee dat we in sommige gevallen bijkomende informatie zullen opvragen om er zeker van te zijn dat we de informatie aan de juiste persoon bezorgen.
Indien je ons contacteert om jouw rechten uit te oefenen zullen we binnen één (1) maand antwoorden. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximaal drie (3) maanden), maar informeren we je binnen de maand over de redenen waarom.
13. Jouw recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit
Indien je van mening bent dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens niet conform de Toepasselijk Gegevensbeschermingswetgeving gebeurt, heb je het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar je gewoonlijk verblijft, jouw werkplek hebt of waar de beweerde inbreuk op de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving is begaan.
In België is de Gegevensbeschermingsautoriteit de bevoegde toezichthoudende autoriteit:
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be.
Wij zouden echter graag de kans krijgen om jouw bezorgdheden op te lossen voordat je je tot de Gegevensbeschermingsautoriteit wendt. Wij verzoeken je dan ook vriendelijk om in eerste instantie contact met ons op te nemen via privacy@spoq.be.
14. Links van derde partijen
Onze Website kan links bevatten naar applicaties en websites van derden. Wanneer je via onze Website zou worden doorverwezen naar een andere website, platform of applicatie kunnen er andere voorwaarden, privacy- en cookieverklaringen van toepassing zijn. SPOQ is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze applicaties en websites en is niet verantwoordelijk voor de privacy standaarden en praktijken van die derde partij. Wij raden je aan om de relevante privacy- en cookieverklaring van deze derden te lezen voordat je hun cookies accepteert en hun applicaties en/of websites bezoekt, om jezelf ervan te verzekeren dat jouw persoonsgegevens voldoende beschermd zijn.
15. Aansprakelijkheid
Indien wij jouw persoonsgegevens op een rechtmatig wijzig hebben doorgegeven aan een derde (die geen (sub)verwerker van ons is), zijn wij niet aansprakelijk voor enige onrechtmatige verwerking of onrechtmatig gebruik door die derde.
SPOQ is in elk geval enkel aansprakelijk voor de schade veroorzaakt door het verwerken van persoonsgegevens indien zij niet voldeed aan de specifieke verplichtingen van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving. SPOQ zal in geen enkel geval aansprakelijk zijn voor enige bijzondere, incidentele, indirecte of gevolgschade of -verliezen.
16. Wijzigingen aan deze gegevensbeschermingsverklaring
We kunnen deze verklaring te allen tijde wijzigen. Alle wijzigingen die wij aanbrengen in deze verklaring zullen worden aangekondigd op onze Website. De datum van de meest recente versie is zichtbaar onderaan en bovenaan deze policy. Bekijk deze verklaring regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen die op u van invloed kunnen zijn.
Gewijzigde versies van deze verklaring treden in werking veertien (14) dagen na publicatie ervan op de Website en zullen, indien noodzakelijk, steeds ter goedkeuring worden voorgelegd. Indien wijzigingen noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke vereiste zullen zulke wijzigingen onmiddellijk in werking treden.
17. Toepasselijk recht en bevoegdheid
Deze privacy policy wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving.
De rechtbanken van Brussel (Nederlandstalige afdeling) zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze privacy policy, onverminderd het recht van de consument om een geschil voor te leggen aan een bevoegde rechtbank op basis van een dwingende wettelijke bepaling.
Laatst bijgewerkt: 30 april 2025